Privacyverklaring

Inleiding

Stater N.V. (hierna: Stater) verwerkt jouw persoonsgegevens als sollicitant. Stater is als jouw mogelijk toekomstige werkgever verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens. Graag informeren wij je dan ook via deze Privacyverklaring over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken. In deze privacyverklaring informeren wij jou als sollicitant over de volgende zaken:

  • De persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
  • De doeleinden waarvoor wij dat doen, en welke basis de verwerking heeft in de wet;
  • Wie er toegang hebben tot jouw gegevens;
  • Hoe lang wij jouw gegevens bewaren;
  • Of je verplicht bent bepaalde gegevens te verstrekken;
  • Hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen en waar je terechtkunt met vragen, verzoeken of klachten.

Een persoonsgegeven is: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat de informatie direct of indirect tot jou te herleiden is. Bijvoorbeeld je naam, geboortedatum en adres, opleiding en werkervaring. Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die worden uitgevoerd met persoonsgegevens. Dit is een breed begrip; jouw privacyrechten zijn dus al gauw van toepassing. Verwerken is in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, of wissen van persoonsgegevens. Bij de hieronder genoemde verwerkingen is Stater als verwerkingsverantwoordelijke aan te merken, tenzij anders aangegeven. Uiteraard verwerken wij alleen persoonsgegevens als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. Een wettelijke grondslag is – voor zover hier relevant – een wettelijke plicht, een noodzaak voor het uitvoeren, voorbereiden van een arbeidsovereenkomst, een gerechtvaardigd belang, of toestemming.

Zijn beide partijen enthousiast naar aanleiding van de sollicitatie en treed je bij ons in dienst? Dan vragen we je om ook de privacyverklaring voor werknemers goed door te lezen.

Verwerkingen

In onderstaande tabel kun je zien op welke wijze wij jouw persoonsgegevens verwerken als je bij ons solliciteert.

Soort gegeven Doeleinde Wettelijke grondslag Wie heeft toegang? Is dit noodzakelijk voor je sollicitatie?
Achternaam, voornaam, voorletters Identificatie, communicatie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager (1)
Ja
Pasfoto Identificatie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Nee
Geboortedatum Identificatie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Nee
Geslacht De juiste aanspreekvorm
hanteren in brieven / e-mails
Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Nee
Adres Communicatie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Nee (tenzij sollicitatiebrief
per post
Privé e-mailadres,
telefoonnummer
Communicatie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Ja
Gevolgde opleidingen (en
evt. titel), cursussen en
stages
Werving en selectie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Ja
Eerdere werkervaring,
wanneer en bij welke
werkgever(s)
Werving en selectie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Ja
Andere informatie die je
meestuurt in je CV of een
bijlage, zoals je competenties, een
omschrijving die je van
jezelf geeft, referenties,
Publicaties
Werving en selectie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Nee (tenzij aangegeven in
vacaturetekst)
Motivatiebrief Werving en selectie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager(1)
Ja
Diploma’s en cijferlijsten Werving en selectie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling Afdelingsmanager Afhankelijk van functie
E-mails die je ons stuurt Communicatie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
HR-afdeling
Afdelingsmanager
N.v.t.
Resultaten van een
assessment en/of schrijftest
indien van toepassing
Werving en selectie Voorbereiding evt.
arbeidsovereenkomst
Gerechtvaardigd belang
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Assessmentbureau
Indien een assessment (door
een extern bureau) wordt
afgenomen, kun je na
kennisneming van het
resultaat bezwaar maken
tegen gebruik van de
resultaten door Stater. (Je
sollicitatieprocedure wordt
in dat geval beëindigd). Na
een schrijftest kan de
sollicitant ervoor kiezen de
resultaten te wissen. (Je
sollicitatieprocedure wordt
in dat geval beëindigd).
Verklaring omtrent het
gedrag
Screening Voorbereiding evt.arbeidsovereenkomstGerechtvaardigd belang(integriteit) Justis (screeningsorganisatie)
HR-afdeling
Afdelingsmanager
Ja
Bankrekeningnummer en
OV-vervoersbewijs/
overzicht en bewijs
reiskosten gemaakt voor
sollicitatie
Vergoeden van VOG en
reiskosten indien van
toepassing (dit moeten wij 7
jaar bewaren voor de
Belastingdienst)
Overeenkomst Financiële afdeling Nee, maar nodig als je
vergoeding wilt aanvragen
voor de onkosten van de
sollicitatie

(1) Vanuit de business is er een hiring manager die, in afstemming met recruitment, bepaalt hoe het sollicitatieproces verloopt- en wie de gesprekspartners zijn. Dit kan per procedure verschillen.

Stater kan bij een sollicitatieprocedure publieke profiel informatie van social media en openbare bronnen doorzoeken. Indien een check op openbare social media wordt gedaan of kan worden gedaan, wordt in de vacature aangegeven dat dit gebeurt en waarvoor deze check nodig is. Hierbij wordt aangesloten bij de richtlijnen die hierover door de Autoriteit Persoonsgegevenszijn opgesteld.

Voor onze wervingsdiensten maken wij gebruik van verwerkers zoals ICT-leveranciers. Voor sollicitantgegevens zijn daarbij de belangrijkste:

  • Carerix
  • LTP

Bewaartermijnen

Word je niet geselecteerd voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, of naar aanleiding van een open sollicitatie? Dan bewaren we jouw sollicitatiestukken nog 1 maand, en met jouw toestemming 1 jaar. Dit voor het geval dat er binnen die tijd een functie vrijkomt die wellicht voor jou interessant is, indien je daarvoor benaderd wilt worden.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

  • Inzage, en/of een kopie, te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij van je verwerken (of een deel daarvan);
  • Informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt of verouderd is, of informatie aan te vullen als deze niet compleet is;
  • Verzoek je ons jouw gegevens te verwijderen dan sturen wij je hiervan uiteraard een bevestiging per email waarin de datum van verwijdering zal zijn opgenomen. Wij verwijderen al jouw gegevens uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, tenzij verwerking nodig is voor het nakomen van een wettelijke plicht, onderbouwing van een rechtsvordering of een andere grond uit de AVG;
  • Bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking. Wij bekijken dan of wij de persoonsgegevens inderdaad niet (meer) mogen verwerken. Als dat zo is, zullen wij de gegevens verwijderen;
  • Te verzoeken om beperking van de verwerking. Als je bezwaar hebt gemaakt, of van mening bent dat de gegevens onjuist zijn / wij deze niet (meer) mogen verwerken, doen wij hier zorgvuldig onderzoek naar. In de tussentijd kun je ons verzoeken de gegevens voorlopig niet te gebruiken, maar nog wel op te slaan;
  • Als jouw toestemming de grondslag is voor het gebruik van jouw gegevens (dit is zo bij het langer bewaren van je sollicitatiegegevens) dan kun je deze te allen tijde intrekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van de persoonsgegevens;5
  • Een kopie van je persoonsgegevens te verkrijgen in een gangbaar format dat aan een andere partij kan worden overgedragen wanneer jij dat wenst. En wanneer dat technisch mogelijk is: dat gegevens rechtstreeks naar een andere partij worden gezonden op jouw verzoek.

Vragen en contact

Voor naleving van de AVG heeft Stater een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld. Heb je een klacht over privacy of wil iets melden bij de interne toezichthouder van Stater? Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming via privacyloket@stater.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:
Stater N.V.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 2686 Amersfoort

Komen wij er samen niet uit? Leg je klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als er iets verandert aan de manier waarop we jouw gegevens verwerken, passen we deze Privacyverklaring daarop aan. De laatste versie van deze Privacyverklaring vind je op onze website www.werkenbijstater.nl. Deze versie van de Privacyverklaring is gemaakt op 8 januari 2025.